Datenverarbeitungsverzeichnis

DATENVERARBEITUNGSVERZEICHNIS
Umgang mit Daten von Kunden und Interessenten

Dieses Datenverarbeitungsverzeichnis konkretisiert die datenschutzrelevanten Vorgänge hinsichtlich Umfang der Daten, Verarbeitung der Daten und dem Datenschutz. Dieses Datenverarbeitungsverzeichnis findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit der
Verarbeitung der Daten von Kunden und Interessenten (künftig als Kunden bezeichnet) im Zusammenhang stehen und bei denen Mitarbeiter der BAKUNOVICH KG oder durch die B AKUNOVICH KG beauftragte Dritte mit Personen bezogenen Daten in Berührung kommen können.

Die BAKUNOVICH KG verarbeitet die in Anhang A genannten personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung bzw. der Beantwortung von Anfragen. Der Umgang mit den Daten, insbesondere die Berichtigung, Löschung, Sperrung und Weitergabe der Daten erfolgt ausschließlich auf Weisung der Kunden soweit dies in Anhang A nicht anders dargestellt ist. Die BAKUNOVICH KG ist für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich. Aufgrund dieser Verantwortlichkeit ist die BAKUNOVICH KG auch verpflichtet nach Weisung des Kunden Daten zu berichtigen, löschen und zu sperren sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstige, rechtliche Hindernisse bestehen.

Die BAKUNOVICH KG ist bzgl. der zu verarbeitenden Daten für die Einhaltung der jeweils einschlägigen Datenschutzgesetze verantwortlich. Die BAKUNOVICH KG gewährleistet die ordnungsgemäße Umsetzung und Einhaltung der allgemeinen, der technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechend den jeweils geltenden Gesetzen. Insbesondere hat die BAKUNOVICH KG ihre innerbetriebliche Organisation so gestaltet, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Sie hat technische und organisatorische Maßnahmen zur angemessenen Sicherung der personenbezogenen Daten vor Missbrauch und Verlust getroffen. Die von der BAKUNOVICH KG getroffenen Maßnahmen werden in Anhang B und Anhang C näher beschrieben.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es der BAKUNOVICH KG gestattet, alternative, adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. Die BAKUNOVICH KG stellt sicher, dass die mit der Verarbeitung der Daten befassten Mitarbeiter auf besondere Sorgfalt und Geheimhaltung (Datengeheimnis) verpflichtet und entsprechend eingewiesen wurden.

Datenträger sowie sämtliche davon angefertigte Kopien oder Reproduktionen verbleiben im
Eigentum der BAKUNOVICH KG. Die BAKUNOVICH KG wird diese so sorgfältig verwahren,
dass sie Dritten nicht zugänglich sind. Die BAKUNOVICH KG ist verpflichtet, auf berechtigte
Anforderung jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit Daten und Unterlagen der betreffenden
Person vorhanden sind. Zum Nachweis einer berechtigten Anfrage verlangt die
BAKUNOVICH KG einen Nachweis der Identität der betroffenen Person.
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Die datenschutzkonforme Vernichtung von Test- und Ausschussmaterial übernimmt die
BAKUNOVICH KG auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Kunden. Die erfolgte
Durchführung ist dem Kunden der Daten auf Verlangen schriftlich zu bestätigen. Entstehen
der BAKUNOVICH KG Kosten bei der Herausgabe oder Löschung der Daten, so trägt diese
der Kunde.
Für den Fall, dass eine Datenpanne eintritt und eine Informationspflicht besteht, ist die
BAKUNOVICH KG für deren Erfüllung verantwortlich.
Die Beauftragung von Subunternehmern durch die BAKUNOVICH KG ist zulässig, soweit
diese im Umfang des Auftrags ihrerseits die Anforderungen des vorliegenden
Datenverarbeitungs-verzeichnisses erfüllen.
Nicht als Subunternehmer im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu
verstehen, die die BAKUNOVICH KG bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstützung bei der
ordentlichen Tätigkeit als Handelsunternehmen in Anspruch nimmt. Dazu zählen z.B.
Telekommunikationsleistungen, Wartung und Benutzerservice, Reinigungskräfte, Prüfer oder
die Entsorgung von Datenträgern. Die BAKUNOVICH KG ist jedoch verpflichtet, zur
Gewährleistung des Schutzes und der Sicherheit der Daten der Kunden auch bei fremd
vergebenen Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche
Vereinbarungen zu treffen sowie - sofern möglich - Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
Die BAKUNOVICH KG wird den Kunden bei Störungen des Betriebs- bzw.
Verarbeitungsablaufes, bei Verdacht auf Datenschutzverletzungen (auch von bei der
BAKUNOVICH KG beschäftigten Personen und gegebenenfalls beauftragten
Subunternehmern) und anderen Unregelmäßigkeiten bei der Erhebung, Verarbeitung und
Nutzung der Daten und sonstigen Informationen unverzüglich in Textform informieren. Dies
gilt insbesondere bei unberechtigten oder unbeabsichtigten Zugriffen Dritter auf die Daten
sowie bei unberechtigter Weitergabe der Daten an Dritte. Die Informationspflicht besteht
bereits dann, wenn etwaige Störungen, Verletzungen oder Unregelmäßigkeiten mit einiger
Wahrscheinlichkeit zu befürchten sind.
Die Verpflichtung zur Information besteht nicht wenn die Information angesichts eines nur
geringfügigen Schadens des Kunden oder die Kosten der Information aller Betroffenen einen
unverhältnismäßigen Aufwand erfordert.
Sollten die Daten der Kunden bei der BAKUNOVICH KG durch Pfändung oder
Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige
Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so wird die BAKUNOVICH KG die
Kunden unverzüglich darüber informieren. Die BAKUNOVICH KG wird alle in diesem
Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das
Eigentum an den Daten ausschließlich beim Kunden liegen.

Stand: Dezember 2017

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